Planification & organisation

La bonne structure organisationnelle est un prérequis à la performance.

La planification et l’organisation sont deux grands outils de management.

La planification joue un rôle très important dans une organisation. Il n’est pas exagéré de dire que c’est la fonction la plus importante du management, les autres fonctions dépendant des décisions prises au niveau de la planification. Quant à la structure organisationnelle, le style de direction ainsi que les mesures de contrôle, ces fonctions dépendent de la mission et des objectifs fixés.

Processus de planification :

La planification vous permet de fixer précisément vos objectifs et les mesures à mettre en place pour atteindre le résultat visé. C’est une action d’anticipation permettant de savoir de quoi le marché aura besoin avant que la demande ne l’impose et donc de prendre des décisions avant de devoir agir sous la pression des événements. La planification constitue le processus formalisé de prises de décisions. Elle élabore une représentation de l’état futur de l’entreprise et en spécifie les modalités de mise en œuvre.

En outre, la planification permet de maîtriser son avenir et de connaître les moyens pour y parvenir.

Types de planification :

Il existe différents types de planification. Avant tout, une différence doit être faite entre la planification à court, à moyen et à long terme selon que l’on établisse des plans respectivement d’un an ou moins, de deux à trois ans ou de plus de trois ans. Puis, on distingue la planification stratégique de la planification opérationnelle. La planification stratégique est fondée sur les besoins de l’organisation et établit une orientation globale. La démarche requiert de fixer des objectifs, les buts et la mission de l’entreprise ainsi qu’établir un diagnostic stratégique de l’entreprise. En principe, nous proposons notre support pour la planification stratégique auprès du Conseil d’administration de l’entité (lorsqu’il s’agit de sociétés privées) ou auprès du comité exécutif (lorsqu’il s’agit d’entités publiques). Quant à la planification opérationnelle, elle définit les activités dans des domaines précis afin de s’assurer du respect des plans stratégiques.

Pourquoi faut-il planifier ?

Le changement est constant et toujours plus rapide. Il s’agit donc de gérer cette évolutivité au niveau des technologies, des marchés, de la complexité de l’activité, des goûts, etc. (Toutes ces variables ne cessent d’évoluer). Cela permet de s’organiser, d’allouer le nombre optimum de ressources, de répondre à la demande de manière optimale. C’est par la prévision que la planification facilite le contrôle et l’évaluation des résultats. Planifier implique donc les notions de contrôle et d’évaluation de la performance afin d’avoir un rétrocontrôle en fonction de nos objectifs.

Définition de l’organisation :

Action d’organiser, consistant notamment à élaborer une structure, des procédures, un ordre propre au système.

Caractéristiques de l’organisation :

L’organisation se caractérise par quatre composantes, à savoir :

  • La division du travail
  • Une hiérarchie
  • Des procédures
  • Des règles officielles

Fonctionnement de l’organisation :

Il faut voir l’organisation comme un système complexe, se composant ainsi :

  • Les éléments de base comprenant le centre opérationnel, le sommet stratégique, la ligne hiérarchique, la technostructure ainsi que l’appui logistique.
  • Les systèmes de flux : système d’autorité formelle, de flux régulés, de communication informelle et de processus de décisions.
  • Les éléments de base de la structure : spécialisation du travail, coordination, formalisation du comportement, formalisation, socialisation et décentralisation.
  • Les facteurs de structuration : âge et taille, environnement, technologie, pouvoir, etc.

Pour terminer, voici une pensée de Peter Drucker :

« La meilleure structure ne garantira pas les résultats et la performance. Mais une mauvaise structure est la garantie de la non performance. Tout ce qu'elle produit c'est de la friction et de la frustration. La mauvaise structure met le projecteur sur les faux problèmes, aggrave les disputes non pertinentes et fait des montagnes avec des riens. Elle met l'accent sur les faiblesses et affaiblit plutôt que de renforcir. La bonne structure organisationnelle est donc un prérequis à la performance. »